催事主催者の方へ

いつもアクロス福岡をご利用いただき、誠にありがとうございます。

当財団では毎月第1営業日に窓口において下記対象施設の予約受付を行っております。

下記予約受付期間のご予約の受付については、6月1日の午前10時迄（練習室は14時迄）に

弊社施設サービスグループ窓口にご来館いただいた方を優先してご予約を受け付ける予定でしたが、

「緊急事態宣言」を受けた外出自粛要請期間が令和2年5月31日迄延長されたことから、

今回は下記受付方法でご予約の受付をさせていただくこととなりました。

ご利用の皆様にはご不便をおかけしますが、何卒ご理解くださいますようお願いいたします。

なお、下記内容については、本文末にありますPDFファイルでもご確認いただけます。

1．予約受付開始の施設別対象期間

○利用日が令和3年6月1日から6月30日

・福岡シンフォニーホール

・イベントホール

・国際会議場

・円形ホール

・交流ギャラリー

・セミナー室

○利用日が令和3年3月1日から3月31日

・大会議室

○利用日が令和2年12月1日から12月28日

・会議室

○利用日が令和2年9月1日から9月30日

・練習室

2．受付方法概要

（1）郵送での受付のみといたします。

　　　専用の「お問合せ票」に必要事項をご記入いただき、郵送ください。

　　　メール添付やＦＡＸ、ご来館いただいての受け付けはいたしません。

　　　なお、郵送料はお客様負担となりますのでご了承ください。

（2）郵送受付期間：令和2年5月15日（金）から令和2年5月27日（水）（必着）

（3）「お問合せ票」公開期間：令和2年5月14日（木）から

　　　令和2年5月19日（火）の施設サービスグループ営業時間

（4）予約受付作業実施日：令和2年6月1日（月）

3．「お問合せ票」の取得方法、記入方法について

（1）取得方法

　※取得期間は5月14日から5月19日となっております。

　　「お問合せ票」の公開は終了しました。

（2）記入方法（注意事項）

　①同一主催者様による同日、同内容の申込みはお受けできません。

　②利用日は第1希望日（または連日の1催事日程）のみお受けしております（練習室は除く）。

　③すでに予約済の予約日程からの利用日変更の場合は、備考欄にその旨記入ください。　　

　④ご利用開始日の60日前迄に1回に限り利用日変更が可能な施設の場合も、

　　上記(2)③同様、備考欄にその旨記入ください。　　

　⑤前記2．のとおり6月1日に予約受付作業をさせていただきます。

　　6月1日に電話をさせていただくこともありますので、

　　当日、連絡可能な電話番号の記載をお願いします。

　⑥1次受付対象予約及び併用利用により既に予約済の日程もございますので、

　　空室状況は事前にお問合せください。

4．令和2年6月1日の予約受付作業（予約決定方法）について

【福岡シンフォニーホール、イベントホール、国際会議場、

　円形ホール、交流ギャラリー、セミナー室、大会議室、会議室】（※練習室以外）

（1）5月27日迄に郵送にて到着した「お問合せ票」に到着順に1番から受付番号を付番します。

（2）受付番号1番の「お問合せ票」の方から順にご予約をお取りします。

　　ただし、「お問合せ票」の中でご希望の施設と日程に重複があった場合、

　　次の方法にて抽選させていただき、利用日を決定させていただきます。

　　（先着順ではありません）

《希望日程に重複あった場合の抽選方法》

　①施設ごとに重複日程があった「お問合せ票」について受付番号のくじ棒を用意します。

　　例えば、受付番号が3番の方と8番の方の希望日程が重複した場合、

　　3番と8番のくじ棒を準備します。

　②弊社職員によってそのくじ棒を引き（抽選し）、

　　どちらの希望を優先するかを決定します。　

　　※抽選は弊社職員が厳正・公平に実施します。

（3）予約をお取りできた方にはご連絡後「利用承認申請書」等予約書類一式を

　　ご郵送させていただきます。予約をお取りできなかった方には電話等にて

　　ご連絡させていただきます。

【練習室】

（1）5月27日迄に郵送にて到着した「お問合せ票」に到着順に1番から

　　　受付番号を付番します。

（2）お申込み人数分のくじ棒をご用意します。「お問合せ票」の受付番号1番の方から

　　　順にくじ棒を引いて優先順位を決定します。（先着順ではありません）

《抽選方法》

　※1日で複数の練習室を同時にご利用希望の場合は、

　　複数の練習室番号に「○」をご記入ください。

　①くじ棒1番の方から順に「お問合せ票」の“利用日・利用時間について“に

　　記載の1行目のご希望日・練習室からお取りします。次にくじ棒2番の方、

　　3番の方という順でご希望日・練習室をお取りします。

　②すべての方の「お問合せ票」1行目に記入の抽選終了後、

　　再度受付番号順にくじ棒を引いていき、2行目の記載の抽選を上記①の要領で行います。

　　この作業を順番に繰り返し、くじ棒順に予約をお取りしていきます。

　③既にご希望日が別の方によって取られている場合、

　　「お問合せ票」の次の行に記載のあるご希望日・練習室をお取りします。

（3）予約をお取りできた方にはご連絡後「利用承認申請書」等予約書類一式を

　　ご郵送させていただきます。

　　予約をお取りできなかった方には電話等にて連絡させていただきます。

5．その他

（1）6月1日はご郵送いただいた「お問合せ票」の予約受付終了後に

　　インターネットやＦＡＸによる通常の6月予約受付作業を開始させていただきます。　　

（2）令和2年7月1日の毎月第1営業日の予約受付開始方法につきましては、

　　新型コロナウイルス感染症拡大防止の状況を踏まえご案内させていただく予定です。

　　アクロス福岡ホームページの「ニュース＆トピックス」、電話にてご確認ください。

ご不明な点がございましたら下記宛てにお問合せ下さい。

（公財）アクロス福岡　施設サービスグループ